 |
| link immagine |
Questa figura, in base alle dimensioni dell’azienda, si avvale di un Ufficio Tecnico/Programmazione o, come spesso accade, lo è in prima per persona.
Poiché le sue funzioni richiedo molto impegno, quest’ufficio deve essere ben organizzato, sistematico e veloce.
Come esempio possiamo citare ciò che abbiamo vissuto recentemente con un nostro cliente.
L’azienda è una falegnameria per porte interne che lavora “su commessa” e con consegne giornaliere.
Le caratteristiche di base erano:
> produzione di circa 130 – 150 porte finite al giorno
> previsione a 2 – 3 anni per il raddoppio della produzione e un sensibile aumento della modellistica
> 2 magazzinieri e 6 operai
> ……modelli tra tamburati e intelaiati
> ……tipologie di colori e verniciati
L’azienda attualmente lavora in un’unica regione e consegna con propri mezzi a breve termine, rispettando un calendario settimanale fisso ed elaborato per provincia.
Una grande difficoltà si presenta nell'organizzare le consegne in quanto le rivendite ricevono il prodotto finito e si fanno onere dello smistamento di consegna, mentre i clienti diretti vanno contattati telefonicamente per assicurarsi la presenza e la disponibilità di ricevimento.
Nel caso delle rivendite, spesso accade che manchi il titolare o che non possano ricevere la merce perché il cliente finale non è pronto o perché debbono abbinare loro prodotti e magari non sono ancora stati fatti o, addirittura, perché non in grado di fare il pagamento pattuito, ecc. ecc.
L’Ufficio Tecnico è quindi il primo reparto produttivo, dove i modelli definiti con il cliente, vengono trasformati in ordini esecutivi, sia per l’approvvigionamento dei componenti, che per tutte le fasi di lavoro.
Nel caso specifico, le due persone dell’ufficio tecnico coinvolte in queste funzioni, incontrano difficoltà oggettive nel maneggio delle molte schede e serie difficoltà di dialogo con il magazzino ed i reparti.
Inevitabile, anche per la difficoltà di consegna, il dispendio di tempo sia dei tecnici che del Responsabile, per non menzionare l’ampia frequenza di errori causati dalla continua fretta.
Quale unica soluzione, al momento e per il programma futuro, si è deciso di espandere e completare il software organizzativo esistente…… che peraltro non è niente male.
D'altronde la falegnameria al momento è piccola per acquistare un sistema ERP, ma le necessità motivano urgenti decisioni per velocizzare le procedure e dare certezze alla lavorazione. E così si è fatto.
Con il software opportunamente ampliato, accettando che i materiali siano presenti nei minimi di scorta, oggi, gli ordini confermati e completi delle caratteristiche richieste vengono automaticamente archiviati in una cartella elettronica dalla quale, filtrandoli per zona e settimana di consegna, danno immediatamente l’elenco di quelli prioritari.
Inoltre l’immediata visualizzazione di:
> importo totale in €
> il numero delle porte corrispondenti
> il numero degli scarichi previsti
> la disponibilità dei reparti a poterle lavorare,
permette ai tecnici di accettare o variare tale programma
Se il prospetto è accettato, con un semplice flag, contemporaneamente vengono emesse le distinte di prelievo e le informazioni necessarie ai magazzinieri.
Di conseguenza, tutti gli ordinativi, con l’inserimento nel piano programmato di produzione, sono trasformati in schede di lavorazione per ogni postazione.
Con queste modifiche abbiamo ottenuto che l’ufficio tecnico raggiunga gli obiettivi di:
1. fare in modo che le informazioni arrivino complete e dettagliate, evitando ulteriori richieste d’informazioni che frammentano il lavoro e allungano il processo
2. munire l’ufficio tecnico di una check-list per il controllo finale evitando possibili rilavorazioni
3. conoscere e monitorare di continuo la coda dei lavori da programmare e la produttività di ciascun tecnico
Ciò consente la definizione di un target di coda massima ammissibile, stimolando il ritmo di evasione degli ordini
Quindi:
al punto 1
si è cercato di migliorare le informazioni di input, attivando un sistema informativo per raccogliere velocemente i dati iniziali garantendo il completamento senza inutili interruzioni per precisazioni o documenti mancanti.
Ne è scaturito un modulo di “check-list nuovo lavoro” che il Commerciale o il Cliente stesso hanno il compito di redigere ed allegare ad ogni fascicolo tecnico.
Il modulo prevede la conferma d’ordine dell’ufficio tecnico per l’accettazione ed avvio alla lavorazione.
al punto 2
in condizioni di carico di lavoro elevato, è normale che anche un tecnico esperto possa tralasciare qualche dettaglio.
Tali dimenticanze possono inizialmente passare inosservate, ma sono “nodi” che “vengono al pettine” successivamente.
Le richieste di correzione/integrazione da parte della lavorazione causano inefficienze sia in ufficio tecnico (sospensione dei lavori in corso, riapertura del progetto vecchio, “setup mentale” etc.), sia in officina (per attesa delle informazioni, improvvisazioni, doppi prelievi, sciupi, ecc.).
Quindi costi inutili per l’azienda.
Si è quindi delineata una “checklist di lavorazione” come autocorrezione del lavoro svolto.
Con pochi minuti di riesame finale, si è risparmiato molto tempo successivo ed in questo caso, la qualità non solo non costa, ma crea efficienza.
al punto 3
un aspetto critico della gestione dell’Ufficio Tecnico era la coda di ordini in attesa di essere elaborati e che poteva superare anche i 100 ordini.
Ciò significava (nel mix tra lavori semplici e complessi) anche 2 settimane di lead time per la sola attività di elaborazione.
Un tempo non compatibile con le esigenze del mercato.
Per rendere evidente la coda, stimolare la produttività dell’Ufficio tecnico, è stato creato un semplice prospetto di gestione code e produttività.
Materialmente si tratta di un foglio dove ogni giorno ogni tecnico è tenuto a riportare:
• le ore di presenza in azienda
• le ore dedicate ad attività diverse dall’elaborazione degli ordini
• il numero di progetti evasi nella giornata
Inoltre, uno dei due tecnici è stato incaricato di riportare giornalmente sul grafico l’entità della coda di progetti inevasi.
Così la coda degli ordini è passata dalla zona “rossa” (LT > 2 settimane) alla zona “gialla” (LT compreso tra 1 e 2 settimane), con l’obiettivo di rientrare nella zona “verde” (LT < 1 settimana).
Passo successivo: OEE
L’efficacia di questo sistema potrà essere ancora migliorato introducendo una vera e propria misurazione dell’OEE (efficienza) di ogni progettista e dell’ufficio nel suo complesso. Questo richiederà di:
• definire alcune categorie di progetti in base alla complessità;
• associare un tempo standard di progettazione ad ogni categoria;
• classificare ogni progetto appena “entra in coda” (assegnandogli una categoria e quindi un tempo standard)
• rapportare giornalmente il tempo standard di ogni progettista (totale dei progetti evasi) con il tempo di presenza dedicato alla progettazione, ricavando così il valore di OEE: tempo standard versato/tempo di presenza
• impostare un target di OEE (es. 85-90%) e pubblicare giornalmente il valore effettivo
• affidare ad ogni progettista la dichiarazione delle “perdite”, ovvero dei problemi che hanno generato inefficienza
• analizzare periodicamente le perdite e impostare azioni di miglioramento
Questo è quanto di più efficace possa essere applicato in una realtà di servizio come l’Ufficio Tecnico, sfruttando l’esperienza maturata nella lavorazione e adattandone metodi e strumenti.
In conclusione, esiste la possibilità concreta di impostare un percorso verso una produttività eccellente anche negli uffici e nei centri di servizio e non solo in produzione.
Nessun commento:
Posta un commento