RIUNIONI: investimento o spreco di tempo?

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Spesso una riunione viene vissuta dai partecipanti come una perdita di tempo.
Per evitare che il pensiero principale sia questo occorre saperla preparare, gestire e misurare.

Durante la preparazione di questo post, ci siamo chiesti se era giusto affrontare un argomento del genere per spiegare la reale importanza o se avessimo rischiato di passare per “professori in cattedra”, che vogliono dimostrare le proprie conoscenze. Abbiamo deciso di farlo perché crediamo che il tema delle riunioni nelle falegnamerie, sia poco conosciuto ed invece è fondamentale.

Le riunioni sono un momento importante di crescita e di scambio d’informazioni all’interno di un’azienda. E’ il momento ideale per trasformare dubbi, incertezze e problemi in soluzioni o in strade da perseguire per il raggiungimento degli obiettivi. 

Perché allora la maggior parte dei partecipanti le considera una perdita di tempo, se non del tutto inutili? Quante volte vi è capitato di pensare: “questo era meglio se non lo diceva” oppure “io lo avrei detto in altro modo” ma anche “il problema non è questo…” e molte altre ancora.
Secondo gli esperti in materia, le principali cause del fallimento di una riunione sono sei:
-Non era necessaria
-L’obiettivo non era definito con precisione
-E’ stata preparata male e in poco tempo
-Si è svolta nel momento sbagliato
-Erano presenti le persone sbagliate ed assenti quelle fondamentali
-Chi ha condotto la riunione non è stato all’altezza del ruolo

Per evitare di cadere in questi errori, ricordando che le riunioni sono fondamentali in una struttura aziendale, elenchiamo 5 consigli da seguire nella preparazione.
1)Definizione degli obiettivi
Chi vuole ottenere dei risultati dalla riunione, deve definire con precisione lo scopo tenendo presente  anche gli obiettivi dei partecipanti, magari, mettendosi nei loro panni.
2)Definizione di alternative e costi
Preparare una riunione, coinvolgere e far partecipare altre persone, raggiungere gli obiettivi descritti, SONO UN COSTO. Per  questo motivo, devono essere sempre analizzate le alternative alla riunione e la tecnologia attuale aiuta molto: e-mail, videoconferenze, chat, telefonata, ecc…
3)Preparazione della riunione
Chi richiede l’incontro lo deve strutturare bene.
Le tipologie più importanti di riunione sono tre.
L’Informativa è una esposizione, quindi deve essere preparata con una spiegazione dettagliata di ciò che viene presentato, definendo i contenuti e tempistica di esposizione.
La Formativa è l’esposizione di un progetto o di esempi mirati a spiegare concetti importanti. E’ giusto ascoltare e prendere parte ad una conversazione con chi partecipa, lasciando la possibilità di esprimere le proprie opinioni.
Quella Decisionale ha l’obiettivo di decidere la soluzione più efficiente ed efficace fra quelle proposte.
In questa riunione partecipano figure decisionali, permettendo un dialogo che definisca le regole da attuare.
4)Gestione della riunione
Ci sono tre fasi.
L’apertura, nella quale si ricorda gli obiettivi e si definisce i ruoli di chi espone e di chi risponde.
La gestione, impegna chi ha organizzato la riunione nel compito di stimolare rendere partecipi le varie figure. La chiusura, con un riepilogo di ciò che è stato deciso e degli impegni presi, definendo “CHI FA COSA ENTRO QUANDO”.
5)Gestione della fase post-riunione
Tutti gli sforzi nel preparare e nel comprendere  la riunione, possono svanire in breve tempo se l’entusiasmo viene surclassato dalla quotidianità degli eventi.
Per evitare questa situazione, è consigliabile uno schema riassuntivo dove si riportano decisioni prese e argomenti discussi, chi ha preso delle responsabilità, quali e in quanto tempo devono essere fatte.

Siamo davvero convinti che le riunioni aziendali possono portare dei risultati solamente se preparate a dovere e se riescono a coinvolgere tutte le persone presenti. L’onestà e la chiarezza sono parole chiavi all’interno di una discussione e gli argomenti trattati devono essere attuali ed essenziali. Se non vengono seguiti i consigli dati, riteniamo che il tempo dedicato possa essere perso o quanto meno sprecato.
Sta a voi capire se ve lo potete permettere.